Politik for whistleblowerordning og anden klageadgang
(Nærværende politik offentliggøres på EIFOs hjemmeside i sin helhed)
Danmarks Eksport- & Investeringsfond ("EIFO") har en whistleblowerordning, som du kan anvende til at foretage indberetninger vedrørende forhold i EIFO samt forhold vedrørende administrerede enheder eller datterselskaber til EIFO. Whistleblowerordningen sikrer muligheden for, at medarbejdere og udvalgte grupper kan indberette kritiske forhold uden frygt for repressalier.
Whistleblowerordningen er inddelt i følgende tre ordninger:
- En whistleblowerordning oprettet i medfør af Lov om beskyttelse af whistleblowere(whistleblowerloven) ("Den Lovpligtige Ordning")
- En whistleblowerordning oprettet i medfør af § 35 i lov om foranstaltninger modhvidvask og finansiering af terrorisme (hvidvaskloven) ("Den SektorspecifikkeOrdning")
- En whistleblowerordning oprettet på frivilligt grundlag ("Den Frivillige Ordning")
Det er nedenfor anført, hvilken whistleblowerordning som de enkelte administrerede enheder og selskaber er omfattet af:
Den lovpligtige Ordning:
- Danmarks Eksport & Investeringsfond (i det følgende "EIFO")
Den Sektorspecifikke Ordning:
- EIFO
- EKF Danmarks Eksport Kredit (i det følgende "EKF")
Den Frivillige Ordning:
- Dansk Vækstkapital K/S
- Dansk Vækstkapital Komplementar ApS
- Dansk Vækstkapital II K/S
- Dansk Vækstkapital II Komplementar ApS
- Dansk Vækstkapital III K/S
- Dansk Vækstkapital III General Partner ApS
- DVK III Feeder K/S
- Vækstfonden Growth K/S
- Vækstfonden Growth General Partner ApS
- Project Sprout K/S
- Project Sprout Management ApS
- Innovation Investment K/S
- Innovation Investment Komplementar ApS
- Innovation Investment II K/S
- Dansk Landbrugskapital K/S
- Dansk Landbrugskapital Komplementar ApS
- DVK II HoldCo I ApS
- DVK III HoldCo I ApS
Administrerede enheder og selskaber oplistet under den Frivillige Ordning benævnes samlet "Øvrige Selskaber".
Selskaberne oplistet under den Lovpligtige, den Sektorspecifikke og den Frivillige Ordning benævnes samlet "Selskaberne".
Der gælder forskellige regler afhængig af, om en indberetning vedrører den Lovpligtige Ordning, den Sektorspecifikke Ordning eller den Frivillige Ordning.
Det er derfor vigtigt at læse denne tekst grundigt, før du indberetter.
Hvem kan anvende whistleblowerordningen?
Whistleblowerordningen kan anvendes af:
a) Arbejdstagere (medarbejdere i Selskaberne).
b) Selvstændigt erhvervsdrivende. Det kan eksempelvis være selvstændigt erhvervsdrivende, som Selskaberne arbejder sammen med.
c) Medlemmer af direktionen og bestyrelsen.
d) Frivillige.
e) Lønnede eller ulønnede praktikanter.
f) Personer, som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører. Denne persongruppe omfatter ansatte i en virksomhed, som arbejdspladsen er indgået i et kontraktforhold med. Persongruppen omfatter endvidere ansatte i en virksomhed, som er leverandør eller underleverandør af varer eller tjenesteydelser til arbejdspladsen.
g) Personer, der foretager indberetning eller offentliggørelse af oplysninger, som vedkommende har skaffet sig adgang til i et arbejdsmæssigt forhold, som siden er ophørt. Denne persongruppe omfatter også personer, som var ansat på arbejdspladsen før whistleblowerlovens ikrafttræden.
h) Personer, hvis arbejdsmæssige forhold endnu ikke er påbegyndt, der indberetter oplysninger om overtrædelser, som vedkommende har skaffet sig adgang til i løbet af ansættelsesprocessen eller andre før kontraktuelle forhandlinger. Denne persongruppe omfatter både personer, som på et senere tidspunkt ansættes af arbejdspladsen, og personer, som ikke opnår ansættelse.
Det er forudsætning for at anvende whistleblowerordningen, at oplysninger om overtrædelser der indberettes via whistleblowerordningen, er opnået i en arbejdsrelateret situation for EIFO, EKF eller de Øvrige Selskaber omfattet af whistleblowerordningen.
Hvad kan der indberettes om?
Der kan indberettes om oplysninger om overtrædelser af EU-retten, som er omfattet af anvendelsesområdet for whistleblowerdirektivet samt alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold.
Overtrædelse af EU-retten kan blandt andet være:
- Offentligt udbud
- Hvidvask
- Produktsikkerhed- og overensstemmelse
- Transportsikkerhed
- Fødevare- og fodersikkerhed
- Dyresundhed og -velfærd
- Miljøbeskyttelse
- Folkesundhed
- Forbrugerbeskyttelse
- Beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger
- Netværks- og informationssystemers sikkerhed
Alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold kan blandt andet være:
- Overtrædelse af eventuel tavshedspligt
- Misbrug af økonomiske midler
- Tyveri
- Svig
- Underslæb
- Bedrageri
- Bestikkelse
- Brud på arbejdssikkerheden
- Enhver form for sexchikane
- Grov chikane, f.eks. mobning, vold og chikane på grund af race, politisk eller religiøst tilhørsforhold.
- Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, herunder undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet.
- Bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.
Oplysninger af bagatelagtig karakter, oplysninger om øvrige forhold, herunder oplysninger om overtrædelse af interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning og privat brug af kontorartikler eller overtrædelse af accessoriske bestemmelser som f.eks. manglende overholdelse af dokumentationspligt vil ikke falde ind under ordningen.
Derudover er EIFO og EKF i henhold til hvidvaskloven forpligtet til at etablere en whistleblowerordning, hvor overtrædelser, eller potentielle overtrædelser, af hvidvaskloven og regler udstedt i medfør deraf kan indberettes. Der kan indberettes om såvel alvorlige som mindre alvorlige forseelser, og der kan ligeledes indberettes om overtrædelser, som ikke er af afgørende betydning for Selskabet. Det kan f.eks. være forseelser, der alene vil udløse et påbud eller en påtale fra Finanstilsynet.
I den udstrækning du har viden eller rimelig mistanke om det, bedes du oplyse følgende:
- en beskrivelse af forholdet,
- hvem der er involveret,
- om andre er bekendt med mistanken om forholdet,
- om ledelsen er bekendt med forholdet,
- om der kan findes dokumentation for forholdet,
- hvor der kan findes yderligere information for forholdet,
- hvor lang tid forholdet har stået på, og
- om du er bekendt med forsøg på at skjule forseelsen
Hvordan behandles en indberetning?
Der anvendes en ekstern leverandør, Plesner Advokatpartnerselskab ("Plesner"), som modtager indberetninger.
Ved Plesners screening af indberetninger bliver det vurderet, om indberetter og det indberettede forhold er omfattet af whistleblowerordningen. Viser det sig ikke at være tilfældet, vil indberetningen ikke blive behandlet yderligere under whistleblowerordningen, og du vil blive orienteret derom.
Hvis indberetningen er omfattet af whistleblowerordningen, videreformidles indberetningen til udpeget medarbejder i whistleblowerenheden. Forinden indberetningen videreformidles, foretager den eksterne leverandør, Plesner, en habilitetsvurdering af hvem i whistleblowerenheden, der kan behandle indberetningen.
Der er udpeget en intern whistleblowerenhed, der er ansvarlig for at;
a) modtage indberetninger og have kontakt med indberetter,
b) følge op på indberetninger samt
c) give feedback til whistleblower.
Efterfølgende skal whistleblowerenheden give feedback til dig. Det betyder, at whistleblowerenheden i videst muligt omfang skal oplyse dig om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor whistleblowerenheden har valgt denne opfølgning.
Orientering til indberetteren
Som indberetter modtager du:
- en bekræftelse på modtagelsen af indberetningen inden for syv (7) dage efter modtagelsen heraf, og
- feedback hurtigst muligt og som udgangspunkt inden for tre (3) måneder fra bekræftelsen af modtagelsen af indberetningen.
Der kan efter omstændighederne være behov for at forlænge tidsrammen for feedback, hvor det er nødvendigt af hensyn til sagens konkrete omstændigheder, navnlig indberetningens art og kompleksitet, hvilket kan kræve en langvarig undersøgelse. Såfremt dette er tilfældet, underrettes du herom.
Er der mulighed for at foretage anonym indberetning?
Det er muligt at indberette anonymt. For at sikre fuld anonymitet anbefales det, at du anvender en privat pc eller en offentligt tilgængelig pc. Ønsker du at være anonym, bør du ikke anvende en EIFO-intern forbindelse eller EIFO-udstyr.
Der stilles et kommunikationsmodul til rådighed, hvor det er muligt for dig anonymt at kommunikere med den eksterne leverandør, Plesner, med henblik på at give supplerende oplysninger om det indberettede forhold, som Plesner videregiver til whistleblowerenheden i Selskaberne. Hvis du vælger at indberette anonymt, er det således muligt for dig at kommunikere og dele supplerende oplysninger anonymt med Plesner via kommunikationsmodulet.
Kommunikationsmodulet tilgås via linket, som du kan finde under punktet "Hvor kan jeg indberette henne?". Såfremt du har valgt at være anonym, er det vigtigt, at du løbende tilgår kommunikationsmodulet for at kontrollere, om Plesner har stillet spørgsmål, da Plesner ikke på anden vis har mulighed for at komme i kontakt med dig, herunder gøre dig opmærksom på, at der er sendt supplerende spørgsmål o. lign.
I forbindelse med din anonyme indberetning genereres der en engangskode, som af hensyn til at sikre anonymiteten ikke kan genskabes. Det er derfor vigtigt, at du gemmer koden og husker at logge på kommunikationsmodulet for at kommunikere med Plesner og whistleblowerenheden.
Hvordan er du beskyttet som indberetter?
Generelt
Som nævnt indledningsvis gælder der forskellige regler afhængig af, hvilket selskab en indberetning vedrører, dvs. om din indberetning vedrører EIFO, EKF eller de Øvrige Selskaber og dermed Den Lovpligtige Ordning, Den Sektorspecifikke Ordning eller Den Frivillige Ordning, som defineret indledningsvis.
Du kan læse mere nedenfor, hvordan du er beskyttet afhængig af, hvilken ordning din indberetning vedrører.
Din indberetning vedrører EIFO eller EKF:
Du er beskyttet efter whistleblowerloven, hvis du har indberettet til
1) EIFOs eller EKFs whistleblowerordning,
2) Datatilsynets eksterne whistleblowerordning (se mere nedenfor)
Du er beskyttet efter whistleblowerloven, hvis du havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at oplysningerne henhørte under whistleblowerlovens eller hvidvasklovens anvendelsesområde.
Det er en forudsætning for opnåelse af beskyttelse, at du er i god tro om oplysningernes rigtighed, og at god tro forelå på tidspunktet for indberetningen. Personer, der bevidst indberetter urigtige oplysninger, nyder ikke beskyttelse.
Når disse betingelser er opfyldt, er du beskyttet mod repressalier, herunder enhver trussel om eller forsøg på repressalier som følge af, at du har foretaget en intern eller ekstern indberetning. Du er endvidere beskyttet mod at blive hindret i eller forsøgt hindret i at foretage en indberetning.
Hvis indberetningen vedrører EIFO eller EKF, er du i øvrigt beskyttet mod repressalier i medfør af hvidvaskloven.
Beskyttelsen i dette punkt omfatter, udover personkredsen defineret i afsnittet "Hvem kan anvende whistleblowerordningen", også følgende personer:
- Formidlere
- Tredjeparter, der har forbindelse til whistlebloweren, og som risikerer at blive udsat for repressalier i en arbejdsrelateret sammenhæng (eksempelvis en kollega)
- Virksomheder og myndigheder, som whistlebloweren ejer eller arbejder for eller på anden måde er forbundet med i en arbejdsrelateret sammenhæng (eksempelvis en virksomhed, som whistlebloweren ejer).
Oplysninger om din identitet eller andre oplysninger, ud fra hvilke din identitet direkte eller indirekte kan udledes videregives kun til andre end whistleblowerenheden efter forudgående indhentelse af dit udtrykkelige samtykke.
Oplysninger om din identitet kan dog uden samtykke videregives til andre offentlige myndigheder, hvis videregivelse sker for at imødegå overtrædelser (eksempelvis en kriminel handling, der ikke har fundet sted endnu), eller med henblik på at sikre berørte personers ret til forsvar. Hvis din identitet videregives uden samtykke, vil du blive orienteret herom, herunder modtage en begrundelse for videregivelsen, medmindre underretningen vil bringe relaterede undersøgelser eller retssager i fare.
Din identitet kan tillige videregives ved en eventuel retssag vedrørende det indberettede forhold.
Såfremt du forsætlig har afsløret din identitet i forbindelse med offentliggørelse af et indberettet forhold, gælder de særlige hensyn til beskyttelse af din identitet ikke. Oplysninger om din identitet vil i sådanne tilfælde kunne videregives i overensstemmelse med reglerne i persondataforordningen.
Andre oplysninger fra indberetningen og dermed oplysninger, som ikke afslører din identitet, videregives kun til personer uden for whistleblowerenheden som led i en opfølgning på en indberetning eller for at imødegå en potentiel overtrædelse af de forhold, der fremgår af punktet "Hvad kan der indberettes om?".
Hvis whistleblowerenheden ved behandlingen af indberetningen indsamler yderligere oplysninger, er disse oplysninger ikke omfattet whistleblowerloven, herunder whistleblowerlovens særlige tavshedspligt. Disse oplysninger vil således være omfattet af de almindelige regler om den registreredes indsigtsret efter databeskyttelseslovens § 22. Tavshedspligten omfatter således kun de oplysninger, der indgår i indberetningerne.
Din indberetning vedrører Øvrige Selskaber:
Hvis din indberetning ikke vedrører EIFO eller EKF, er du ikke omfattet af whistleblowerloven og den heri lovfæstede beskyttelse. Du er heller ikke omfattet af hvidvasklovens beskyttelse. Hvis du indberetter i god tro, vil du dog ikke blive udsat for repressalier, herunder ansættelsesretlige sanktioner, hvis du er ansat af EIFO eller EKF.
Omvendt vil en indberetter, der foretager indberetning i ond tro og velvidende, at de indberettede oplysninger ikke er korrekte, ikke være beskyttet mod repressalier m.v.
Identiteten på den person, der foretager indberetningen, vil som udgangspunkt ikke blive videregivet til den person, som indberetningen vedrører. Det bemærkes dog i den forbindelse, at den registrerede efter persondataforordningens artikel 15 som udgangspunkt ret til indsigt, medmindre der i medfør af databeskyttelseslovens § 22 kan undtages fra den registreredes anmodning herom. Din identitet vil endvidere blive oplyst, såfremt det viser sig, at der er indgivet en bevidst falsk indberetning, eller såfremt de Øvrige Selskaber har en pligt til at offentliggøre oplysningerne.
Din identitet kan tillige videregives til brug for en eventuel retssag vedrørende det indberettede forhold.
Hvordan er den berørte person beskyttet?
Den berørte person kan både være den person, som din indberetning eller offentliggørelse handler om, og en fysisk eller juridisk person med tilknytning til den berørte person (f.eks. en ægtefælle). En indberetning kan omhandle flere berørte personer.
Når en foreløbig undersøgelse har fundet sted, og alle relevante beviser er sikret, underrettes den berørte person, dvs. personen der er indberettet under whistleblowerordningen, om bl.a.:
- identiteten på den/de Sagsbehandler(e) i whistleblowerenheden, som er ansvarlig for undersøgelsen af indberetningen, og
- de forhold, indberetningen vedrører.
Såfremt indberetningen vedrører EIFO eller EKF, vil underretningen ske under hensyntagen til whistleblowerlovens regler, herunder vedrørende tavshedspligt og beskyttelse af indberetterens identitet. Den berørte person har i henhold til whistleblowerloven ret til beskyttelse af sin identitet under sagsbehandlingen og ret til et effektivt forsvar.
Den berørte person vil herudover under visse omstændigheder have ret til indsigt i oplysninger om indberetterens identitet, hvis dette er nødvendigt for at den berørte person kan udøve retten til et effektivt forsvar.
Selskaberne iagttager i øvrigt den berørte persons rettigheder i henhold til persondataforordningen. Der henvises til EIFOs persondatapolitik, som kan tilgås på EIFOs hjemmeside, hvor der kan læses nærmere om behandlingen af personoplysninger og de registreredes rettigheder.
Vi sikrer, at den berørte persons identitet beskyttes i forbindelse med sagsbehandlingen, og at personen har adgang til et effektivt forsvar, herunder ved at registrere indberetninger. Vi
er desuden opmærksomme på den berørte persons rettigheder efter databeskyttelseslovgivningen, idet personen kan have ret til f.eks. indsigt, sletning eller berigtigelse af oplysninger.
Datatilsynets eksterne whistleblowerordning
Hvis du ikke ønsker at anvende den interne whistleblowerordning, kan der indberettes til Datatilsynets eksterne whistleblowerordning. Der kan indberettes om de samme forhold til den eksterne whistleblowerordning, og det er ikke et krav, at du først har indberettet via den interne whistleblowerordning. Vi opfordrer til, at den interne ordning anvendes, såfremt overtrædelsen kan imødegås effektivt internt, og hvor du vurderer, at der ikke er risiko for repressalier.
Datatilsynets eksterne whistleblowerordning kan tilgås via https://whistleblower.dk/.
Påtænker du at foretage indberetning vedrørende EIFO eller EKF, kan du endvidere vælge at indberette via Finanstilsynets whistleblowerordning https://www.finanstilsynet.dk/whistleblower.
Behandling af personoplysninger
Du kan læse mere omkring, hvordan EIFO, EKF samt de Øvrige Selskaber behandler dine personoplysninger, når du indberetter via whistleblowerordningen, i EIFOs persondatapolitik, der er tilgængelig på hjemmesiden.
Anden klageadgang
Øvrige forhold, som ikke er omfattet af EIFOs whistleblowerordning, kan indberettes via mailadressen complaints@eifo.dk, der fungerer som EIFOs anden klageadgang.
Klageadgangen er oprettet i tråd med FN’s retningslinjer for menneskerettigheder og erhverv (UNGP) og OECD’s Retningslinjer for multinationale virksomheder, samt i overensstemmelse med EIFOs politik for åbenhed og offentliggørelse.
Du kan benytte klageadgangen til at foretage indberetninger om forhold i EIFO, herunder:
− klage over EIFOs forretninger og/eller projekter, som EIFO er involveret i, samt
− indberette overtrædelser og øvrige forhold, som ikke er omfattet af EIFOs whistleblowerordning.
EIFOs klageadgang er nærmere beskrevet på vores hjemmeside og i vores politik for ESG og bæredygtighed, samt politik for åbenhed og offentliggørelse.
Offentlighed
EIFO offentliggør i henhold til § 27 i lov om beskyttelse af whistleblowere mindst én gang årligt oplysninger om EIFO’s whistleblowerordning. Oplysningerne omhandler antallet af modtaget indberetninger og status for opfølgning på indberetningerne, samt en beskrivelse af de overordnede temaer.
Du finder seneste offentliggjorte rapport om whistleblowerordningen på vores hjemmeside.
Årlig rapport om whistlebloweraktivitet
Læs den årlige rapport om whistlebloweraktivitet 2023 her.
